Jak zacząć wydajnie pracować zdalnie?

Praca zdalna niesie za sobą wiele korzyści – począwszy od sporej oszczędności czasu, poprzez większą wygodę, a skończywszy na ogromnej niezależności, objawiającej się brakiem bezpośredniego nadzoru ze strony przełożonych.

Nie mniej, każdy kto choć raz pracował zdalnie, zdaje sobie sprawę, że nie jest to rozwiązanie idealne. Ludzie pracujący zdalnie, borykają się z wieloma różnymi problemami, które mają bardzo duży wpływ na wydajność ich działań. Jak temu zaradzić? Co zrobić, aby praca w domu była efektywniejsza?

Najlepsze sposoby na podniesienie efektywności pracy zdalnej

Pracujesz zdalnie i masz problemy z motywacją? Częstokroć rozpraszają Cię inne obowiązki? Nadużywasz mediów społecznościowych? Czujesz, że w czasie pracy zdalnej nie jesteś tak efektywna/y jak miało to miejsce w biurze? Możesz temu skutecznie zaradzić! Przygotowaliśmy zestawienie 10 wskazówek, które – z całą pewnością – mogą przyczynić się do znacznego wzrostu wydajności Twojej pracy!

# 1. Opracuj listę zadań do wykonania

Praca zdalna ma to do siebie, że pozwala na bardzo dużą elastyczność. Wielokrotnie, godziny pracy zdalnej nie są normowane, co sprawia, że najlepszym wyznacznikiem jest postęp realizacji konkretnych zadań. Warto posiłkować się wszelkiego rodzaju oprogramowaniem do zarządzania zadaniami:

• SPRAWDŹ: Zestawienie najlepszych programów do zarządzania zadaniami

Opracowanie listy zadań niesie za sobą mnóstwo korzyści, tj.:

• poprawa samopoczucia wynikająca ze świadomości swojej produktywności,
• zwiększenie wydajności dla faktycznie ważnych zadań,
• możliwość priorytetyzacji zadań,
• większa świadomość pracy, którą musimy wykonać.

Z całą pewnością często podczas pracy zdalnej towarzyszyło Ci uczucie przytłoczenia ilością zadań do wykonania. Tworząc listę zadań – możemy skutecznie eliminować stres związany z ilością obowiązków.

Warto wiedzieć! Codzienna lista zadań, może być doskonałą bazą do generowania raportów dla pracodawcy.

# 2. Stwórz plan pracy

O tym, że posiadanie planu dnia jest niezwykle ważne, nie trzeba nikogo przekonywać. W przypadku pracy zdalnej – dobrze rozpisany plan działania jest jeszcze ważniejszy, albowiem – ilość rozpraszaczy oraz brak bezpośredniego nadzoru kierownika, może skutecznie odciągać nas od zadań faktycznie istotnych.

Plan pracy powinien być możliwie szczegółowy – należy uwzględniać wszelkie podejmowane czynności i opracowywać go w oparciu o stworzoną listę zadań do wykonania (patrz wyżej). W miarę możliwości, powinniśmy budować ramy czasowe dla konkretnych czynności.

Uwaga! Bardzo dobrą praktyką jest planowanie dnia pracy, w przeddzień wieczorem. Pozwoli to nam nie tylko na chłodną kalkulację, ale i ograniczy przesuwanie w planach najgorszych zadań. Wszak, mając w świadomości, że zadanie będzie realizowane jutro – zdecydowanie łatwiej wrzucimy je w plan dnia.

Planując dzień, warto skorzystać z rady świetnego mówcy – Briana Tracy’ego, który sugeruje zaczynać dzień od najtrudniejszych, najbardziej nielubianych czynności – tak, aby wraz z upływem dnia – obowiązki miały coraz przyjemniejszy charakter. To wszystko ma przełożyć się na motywację do pracy:

„Rozpoczęcie pracy od połknięcia „żaby” gwarantuje przez cały dzień poczucie zadowolenia wynikającego ze świadomości, że już nic gorszego nie może ci się dzisiaj przytrafić.”

# 3. Zorganizuj przestrzeń do pracy!

Efektywna praca zdalna wymaga od nas stworzenia odpowiedniej przestrzeni do pracy. Najlepszym sposobem jest zorganizowanie miejsca biurowego – jeśli jest taka możliwość – w osobnym pomieszczeniu. W przypadku gdy warunki domowe nie pozwalają nam wygospodarować całego pokoju, warto zadbać o swój własny kącik. Wszystko po to, aby w pewien sposób oddzielić pracę od domowych obowiązków.

Twoje miejsce do pracy powinno być czyste i posiadać wszystko czego potrzebujesz. Rzecz jasna, to co znajdzie się w Twoim osobistym biurze jest mocno zależne od charakteru pracy, którą realizujesz. Nie mniej – w niemal każdym przypadku pracy zdalnej, niezbędny jest dobry komputer i szybkie łącze internetowe. Zadbaj o to!

# 4. Zaplanuj przerwy

W przypadku pracy biurowej, pracodawca ma obowiązek zagwarantowania przerwy od pracy. Jeśli pracujesz przy komputerze, oprócz podstawowych 15 minut przerwy – Kodeks Pracy przewiduje dodatkowe 5 minut po każdej godzinie pracy.  Przy czym należy zaznaczyć, że przerw nie można łączyć.

O ile w przypadku wielu różnych przepisów Kodeksu Pracy można mieć wątpliwości co do ich zasadności, o tyle w tym przypadku – przepis dotyczący przerw jest na tyle dobry, że sugerujemy go wdrożyć także w przypadku pracy zdalnej.

Pragniemy jednocześnie zauważyć, że przerwę od pracy najlepiej organizować poza miejscem pracy. 5 minut to dostatecznie dużo, aby rozprostować się na balkonie, czy udać się do kuchni w celu przygotowania kawy/herbaty.

# 5. Całkowity szlaban na media społecznościowe!

Masz manię przeglądania Facebooka, Twittera czy Instagrama podczas pracy? Nawet o tym nie myśl! Media społecznościowe mają to do siebie, że są prawdziwą studnią bez dna. Można w nich bardzo mocno zabłądzić, a co za tym idzie – zmarnować mnóstwo czasu.

Najlepszym, a zarazem najprostszym sposobem (z punktu widzenia wdrożenia) jest po prostu całkowita rezygnacja z przeglądania social mediów w czasie pracy. Co więcej, sugerujemy pójść dalej – w przypadku przerw, obsługuj kanały społecznościowe z innych urządzeń niż te, które wykorzystujesz do pracy.

Warto mieć świadomość, że przeglądanie Facebooka, Twittera czy Instagrama należy postrzegać jako nawyk, z którego na samym początku może nam być trudno zrezygnować. Jesteśmy jednak przekonani, że kilkudniowy detoks od social mediów da na tyle duże efekty, że nawet przez moment nie pomyślisz, by wrócić do tego pożeracza czasu.

# 6. Pracuj z zespołem!

Fakt, że pracujesz zdalnie – nie oznacza, że nie jesteś częścią zespołu! Komunikacja w ramach realizowanych projektów powinna odbywać się zarówno przy pomocy komunikatorów tekstowych, e-maili, jak i programów do połączeń video.

Z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika – warto korzystać ze specjalnych narzędzi do pracy zdalnych. Doskonałym tego przykładem jest chociażby TimeCamp Planner – aplikacja łącząca w sobie: komunikator internetowy (możliwość konwersacji 1-1 oraz grupowej), tablicę z listą zadań oraz kalendarz.

Poprzez pracę z zespołem rozumie się również regularny kontakt z osobą przełożoną. Z reguły – warunki pracy zdalnej są jasne i przejrzyste, nie mniej – w przypadku, gdyby takowe nie były, należy uzgodnić zasady raportowania podejmowanych czynności.

# 7. Monitoruj postępy

Nic tak nie motywuje do wydajniejszej pracy, jak świadomość ciągłego progresu. Dlatego też, warto monitorować postępy – czy to wykorzystując programy do zarządzania zadaniami, czy korzystając z kolorowych karteczek lub po prostu notatnika.

Monitorowanie postępów prócz wzmacniania motywacji ma jeszcze jedną zaletę – sprawia, że jesteśmy lepiej zorientowani i możemy precyzyjnie układać plany dnia i zarządzać harmonogramem.

# 8.  Zwróć uwagę na dress code

Wiele osób na myśl o pracy zdalnej, widzi siebie w piżamie z laptopem na kolanach i kubkiem pysznej, gorącej kawy w ręku. To oczywiście nieprawda. Każdy, komu zdarzyło się pracować w ten sposób zdaje sobie sprawę, że jest to mało-produktywne.

Ubiór jest ważny. Wszak, nadaje powagi i zmusza do pewnego przygotowania do pracy. Oczywiście, nie oznacza to, że przed komputerem musimy wyglądać tak jak w biurze. Istotne jest jednak to, aby przyjąć pewne standardy, które sprawią, że nigdy nie pomyślimy, aby zaczynać pracę w piżamie.

# 9. Unikaj rozpraszaczy

Jak już zdążyliśmy wspomnieć – aby praca zdalna była realizowana możliwie efektywnie, musisz unikać wszelkiego rodzaju rozpraszaczy. W godzinach pracy – nie możesz sprzątać, wstawiać prania czy realizować zakupów online.

Pracując zdalnie musisz pamiętać o tym, by koncentrować całą swoją uwagę na zadaniach i projektach wynikających z obowiązku pracy. Wszelkie czynności dosięgające życia prywatnego, należy odłożyć na czas po pracy. To niezwykle istotne, aby zrozumieć, że praca zdalna nie powinna być traktowana ulgowo.

Skuteczną bronią w walce z wszelkimi rozpraszaczami jest po prostu – odpowiednie przygotowanie. Zadbaj o to, aby być na bieżąco z wszelkimi domowymi obowiązkami, zaplanuj (oczywiście nie w godzinach pracy) wszystko to co musisz zrobić danego dnia, a z całą pewnością – Twoja praca będzie znacznie efektywniejsza.

# 10. Doceń możliwość pracy zdalnej!

Możliwość pracy zdalnej to spory atut, o którym marzy wiele osób codziennie spędzających godziny w trasie, aby dotrzeć do biura. To ogromna korzyść w postaci zaoszczędzonego czasu i pieniędzy, dlatego też – doceń tą możliwość i po prostu daj z siebie więcej.

Motywacja do pracy ma ogromne znaczenie – niezależnie od tego czy pracujemy w biurze czy w domu. Pielęgnuj zatem swój zapał, wyznaczaj cele i dbaj o to, aby stale być odpowiednio przygotowanym. Jednocześnie, miej świadomość, że praca zdalna znacznie odbiega od pracy w biurze. W domu zmagasz się z innymi problemami. Sęk w tym, aby rozumieć – zarówno wady, jak i zalety pracy w domu.

Podsumowując, pragniemy zauważyć – że nawet najmniej zdyscyplinowana osoba, może efektywnie pracować zdalnie. Wystarczy „tylko” zastosować się do powyższych rad. Powodzenia!