Jak zarządzać zespołem zdalnym i jakich błędów się wystrzegać?

Jeszcze kilka lat temu tylko nieliczni mogli sobie pozwolić na pracę z domu i była ona przywiązywana do stanowisk kierowniczych wyższego szczebla, aniżeli pracowników szeregowych. Obecne czasy jednak mocno zmieniły charakter wykonywania większości zawodów, przez co coraz więcej ludzi przechodzi na system pracy zdalnej. Jak w takiej sytuacji zarządzać zespołem zdalnym? Z jakich narzędzi korzystać i jakich błędów kategorycznie się wystrzegać?

Zarządzanie zespołem zdalnym w czasach pandemii COVID-19

Obecna sytuacja związana z pandemią COVID-19 sprawiła, że w wielu branżach niezbędne było wprowadzenie radykalnych zmian w funkcjonowaniu firm. Jedną z nich jest praca zdalna, która wymusiła od pracowników dostosowanie się do całkowicie nowych warunków wykonywania swojego zawodu. Ma to bezpośredni wpływ również na zarządzanie zespołem, który nierzadko rozsiany jest po całym kraju.

Zarządzanie zespołem zdalnym może nieść ze sobą wiele trudności. Istnieją jednak skuteczne metody na to, aby zminimalizować lub usunąć problemu zarządcze. Świadomość problemów, które wynikają z takiego trybu pracy, pozwala je rozwiązać oraz wprowadzić odpowiednie zmiany. Prawidłowe zarządzanie zespołem rozproszonym ma szanse stać się jeszcze efektywniejsze bez względu na to, gdzie obecnie znajdują się pracownicy.

Korzyści wynikające ze zdalnego zarządzania zespołem

Zarządzanie zespołem to przywilej zatrudniania nowych osób do firmy niezależnie od ich miejsca zamieszkania. W ten sposób można rekrutować najlepszych specjalistów, którzy działają nawet w bardzo niszowych branżach. Koszty prowadzenia działalności również maleją, ponieważ nie trzeba opłacać wynajmu biura. Osoby, które pracują zdalnie, osiągają lepsze wyniki, a co za tym idzie – praca całego zespołu staje się efektywniejsza. Ponadto nie tracą oni czasu na dojazdy i tym samym mogą przeznaczyć więcej godzin na zadania, które na nich czekają. Dla niektórych ogromną zaletą będzie fakt, że Home Office niweluje, a przynajmniej minimalizuje prawie do zera, problemy spóźnień i ogranicza czas spędzony na zwolnieniu. To wszystko dzieje się przy niewielkich kosztach inwestycyjnych. Dla pracodawców jest to rozwiązanie, jednak praca zdalna budzi pewne kontrowersje.

Obawy, które powstają w związku z przejściem na pracę zdalną całego zespoły, pojawiają się u przedsiębiorców zwykle z powodu ograniczonego zaufania do pracowników i ograniczonych możliwości ich kontroli. Coraz częściej pojawiają się także głosy, że zespoły rozproszone miewają duże problemy z integracją, co przekłada się na zmniejszoną wydajność firmy. Można temu zapobiec, wdrażając w niej odpowiednie procesy i zapewniając szkolenia. Wymuszone przestawienie się na pracę zdalną wymaga także zmiany nastawienia. Zdalne zarządzanie zespołem rozproszonym to jedno z najtrudniejszych zadań, przed jakimi staje lider grupy.

Jak zadbać o skuteczną komunikację w zespole rozproszonym?

Podstawą jest przekazywanie informacji w zespole na bieżąco. Informowanie współpracowników o tym, co aktualnie się dzieje w firmie, pozwala uniknąć nieporozumień i błędów. Wszystkie ogłoszenia dotyczące projektów powinny być przekazywane na bieżąco. Dlatego też warto już na samym początku ustalić jeden kanał do komunikowania się pracowników. Dzięki temu każdy będzie miał wgląd w cele firmy i swoją rolę w procesie ich realizacji. Kanały komunikacji zdalnej powinny być także dopasowane do rodzaju przekazywanych informacji. Może to być poczta e-mail, wideokonferencje, listy zadań lub komunikatory. Zgrany zespół to znacznie większa produktywność i zyski firmy oraz atmosfera w pracy. Trudno jest jednak zadbać o ten aspekt, jeśli nie można się spotkać twarzą w twarz.

Dobrym rozwiązaniem jest regularne organizowanie wideokonferencji, dzięki którym współpracownicy mają szansę lepiej się poznać. Pomocny może się okazać kanał do nieformalnych dyskusji, a od czasu do czasu warto zorganizować warsztaty, w których będzie zawierała się integracja zespołu zdalnego. Wysoki poziom wzajemnego zaufania w zespole pozwoli również na lepszą koordynację pracy i zwiększenie motywacji wśród pracowników. Ważne, aby nie byli oni dla siebie anonimowi, dlatego też każdy z nich powinien mieć dostęp do podstawowych informacji o kolegach i wiedział, czym się zajmują. Ciekawym pomysłem jest stworzenie newslettera wewnętrznego, w którym będą opisywani pracownicy oraz bieżące sukcesy firmy, czy też poszczególnych członków zespołu.

Jakich błędów się wystrzegać w zarządzaniu zespołem zdalnym?

Firmy, które wcześniej już wykorzystywały nawet częściowo system pracy opierający się o Home Office, powinny w miarę gładko przejść na całkowitą pracę zdalną. Niestety dla wielu branż konieczność zastosowania takich zmian sprawiło, że poszczególne przedsiębiorstwa zaczęły popełniać podstawowe błędy. W konsekwencji przełożyło się to na zmniejszenie efektywności pracy całego zespołu i mniejsze zyski finansowe. Czego się wystrzegać?

Brak miejsca do wykonywania pracy zdalnej

Sytuacja z brakiem miejsca do wykonywania pracy zdalnej przez pracowników jest jednym z podstawowych czynników wpływających na ich efektywność. Nie jest to tylko wina pracodawcy, ale także członków zespołu. Według badań Airtasker pracownicy, którzy zawód wykonują z domu, robią sobie więcej przerw. Nie jest to ogromna różnica, bo zaledwie 5 minut w ciągu dnia (22 minuty w firmie – 27 minut w domu). Gorzej jest natomiast, gdy członkowie zespołu dzielą pracę z innymi obowiązkami domowymi. Nie ma co się oszukiwać, 8 godzin pracy i do tego opieka nad dzieckiem – to się nie może udać. 

Absolutną podstawą jest wydzielenie sobie przez pracownika przestrzeni fizycznej i osobistej do realizacji projektów oraz sztywnych ram czasowych, w której będzie on tylko pracował. W sytuacjach kryzysowych lepszym wyjściem będzie wygospodarowanie 4 godzin na skupienie się tylko na pracy niż 8 godzin skupiania się na wszystkim dookoła. Pracodawca musi mieć jednak na uwadze to, że warunki rodzinno-lokalowe pracownika nie zawsze muszą być przyjazne do wykonywania pracy zdalnej.

Trzymanie się sztywnych zasad biurowych

Jednym z powodów, dla którego spada efektywność pracy zespołu to z góry ustalone sztywne ramy czasowe na wykonywanie zadań. Dobrze prowadzona i, co najważniejsze, zaplanowana praca zdalna, umożliwi zastąpienie w 100 procentach warunków biurowych, jeśli się od nich odejdzie. Na co dzień nikt nie pracuje efektywnie przez 8 godzin, ponieważ są przerwy, jedni członkowie zespołu przychodzą wcześniej, a inni znacznie później.

Agencja marketingowa Rank Architects, która pracuje w 100 procentach zdalnie, a jej pracownicy rozproszeni są nie tylko po całym kraju, ale także i poza jego granicami, znalazła sposób, aby zwiększyć efektywność pracy. Organizowanie cotygodniowych spotkań korzystnie wpływa na procesy zarządzania projektami, a wszystkie zadania są rozdzielone pomiędzy członkami zespołu. W praktyce okazało się, że nie każdy potrzebuje 8 godzin, aby zrealizować swoje projekty na dany dzień. Wpływ na to ma także umiejętność organizacji czasu pracy poszczególnych pracowników.

Załatwianie wszystkiego przez telefon

Nie da się załatwić wszystkich spraw swojego zespołu przez telefon. Nawet jeśli uda się coś ustalić, to może się okazać, że udało się także zapomnieć. W wielu firmach, które muszą opierać się na pracy zdalnej, podstawowym błędem jest brak ustalenia zasad komunikacji. Jest to sfera kluczowa, które pominięcie prędzej, czy później zacznie negatywnie oddziaływać na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Zamiast wydzwaniać do każdego Twojego zespołu ze świadomością, że prawie na 100 procent informacja zaginie w gąszczu innych, znacznie lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie komunikacji internetowej.

W sieci dostępnych jest sporo narzędzi, które ułatwiają komunikację między pracownikami. Slack, Skype, Asana, programy pocztowe czy też TimeCamp wspierają firmy w pracy zdalnej. Nawet jeśli brakuje czasu na to, aby ze wszystkimi się zapoznać od razu, to mimo wszystko powinno się to zrobić w najbliższej przyszłości. Narzędzia umożliwiające komunikację na odległość w czasach pracy zdalnej są niezbędne, aby działania w firmie były jasne i przejrzyste. Korzyści, jakie niesie ich wykorzystywanie, z pewnością zaczną pojawiać się bardzo szybko.

Istotne jest również stworzenie koncepcji rozdzielania zadań pomiędzy pracownikami i ich raportowania. To nie tylko przydatne informacje dla menadżerów i liderów, ale także dla członków zespołu, których projekty wymagają konsultacji ze specjalistami. Wybranie odpowiednich narzędzi powinno iść w parze z pomysłem, w jaki sposób będą one wykorzystywane w organizacji przez różne grupy.

Zdalne zarządzanie w zespole rozproszonym – przydatne narzędzia

W sieci znaleźć można mnóstwo narzędzi, które mają za zadanie ułatwić zarządzanie pracą zdalną. Jednymi z najlepszych są polskie aplikacje i programy, które są proste i intuicyjne w obsłudze. Warto wdrożyć je do swojej firmy, ponieważ ułatwiają one nie tylko komunikację na odległość całego zespołu, ale także pomagają zorganizować pracę osób, które są odpowiedzialne za poszczególne projekty. Poniżej przedstawiamy kilka narzędzi do zarządzania zdalnego czasem pracy Twojego zespołu:

• Timecamp – narzędzie umożliwiające ewidencję czasu oraz fakturowanie projektów (dowiedz się również dlaczego należy prowadzić ewidencję czasu pracy),
• IC Projekt – narzędzie przydatne do zarządzania kontrahentami i projektami, a dodatkowo pozwala fakturować i rozliczać koszty,
• InStream – aplikacja, za pomocą której można budować i podtrzymywać relacje biznesowe, można ją zintegrować z kontem na LinkedIn i innymi profilami prowadzonymi w social media,
• Nozbe – dostępna na każdym systemie aplikacja do efektywnego zarządzania projektami,
• ForTask – aplikacja szczególnie przydatna do zarządzania projektami i czasem pracy w zespole rozproszonym, dodatkowo ma wbudowany czat, który umożliwia wysłanie wiadomości do wybranych osób lub jednoczesne przekazanie informacji w całym zespole,
• PM Compass – funkcjonalny program, mający na celu organizowanie czasu pracy w zespole rozproszonym, zarządzanie projektami oraz prowadzenie dokumentacji.

Polskie programy cieszą się bardzo dużą popularnością i pozytywnymi opiniami. Dzięki nim model współpracy opierający się na zdalnym funkcjonowaniu firmy staje się przejrzysty i łatwy do zrozumienia dla każdego pracownika. Szybkie przekazanie informacji w nagłej sytuacji, zaplanowanie szkolenia dla danej osoby, czy też spotkania w jednym czasie dla całej grupy jest nie tylko ułatwieniem, ale pozwala na to, aby efektywność pracy w domu była jeszcze wyższa.

W Internecie znaleźć można także wiele innych ciekawych aplikacji, które mogą przyczynić się swoim działaniem do rozwoju firmy w tych trudnych czasach, kiedy praca zdalna stała się obowiązkowa w niektórych branżach. Inne narzędzia ułatwiające komunikację i zdalne zarządzanie zadaniami w czasie rzeczywistym poprzez sieć online to:

• Slack – prosty komunikator internetowy, który umożliwia kontaktowanie się współpracowników i tworzenie dedykowanych kanałów do konkretnego projektu,
• TimeCamp Planner – połączenie Slacka i Trello, narzędzie do zarządzania zadaniami z funkcją komunikatora,
• Dropbox – przestrzeń dyskowa online w chmurze, która umożliwia przechowywanie plików i ich udostępnianie,
• Asana – narzędzie niezbędne do współpracy przy wielu projektach, pozwala tworzyć projekty i przydzielać do nich konkretne osoby,
• Trello -prosta aplikacja umożliwiająca zarządzanie projektami, która dodatkowo może zostać zintegrowana z Google Drive i Dropbox

Umiejętne zarządzanie zespołem zdalnym w obecnie panującej sytuacji na świecie jest kluczem do tego, aby efektywność pracy całego zespołu była na jak najwyższym poziomie. Niemniej jest to duże wyzwanie, które przy wdrożeniu kilku prostych rozwiązań oraz programów, może przynosić korzyści z pracy zdalnej.

Autor: Mateusz Kaczmarek, Content Manager, Rankarchitects.com

Rozpoczynając budowanie RankArchitects 2 lata temu za cel obrałem sobie w 100% zdalną strukturę firmy – po części wynikało to z optymalizacji kosztów, po części z jej międzynarodowego charakteru, a po części z moich własnych przekonań. Uważam, iż praca zdalna będzie przyszłością, szczególnie w zawodach nie wymagających stałej obecności w biurze. Zauważyć natomiast należy, iż nie każdy nadaje się do tego typu pracy – jeśli ktoś nie ma dużej dyscypliny wewnętrznej i samokontroli co do swojego czasu podczas wykonywania swoich obowiązków w ten sposób może czuć się sfrustrowany i rozczarowany. Dlatego też na etapie rekrutacji staram się bacznie przyglądać kandydatom i dokładnie informować ich o wadach i zaletach pracy zdalnej. Dobrze dobrany zespół – to więcej niż połowa sukcesu firmy.

Paweł Kozłowski, CEO, Rankarchitects.com