10 najlepszych aplikacji do komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie

Aplikacje czatowe to wirtualne narzędzia do komunikacji bezpośredniej lub zespołowej. Pozwalają wysyłać i odbierać wiadomości, tworzyć kanały, czaty grupowe, czaty projektowe, komentować zadania i budować relacje.

Komunikatory internetowe są jednym z najważniejszych kanałów komunikacji, ponieważ łączy ludzi niezależnie od ich aktualnej lokalizacji, nieważne czy są członkami kadry kierowniczej,  zarządem czy reprezentują zwykłych. (lub niezwykłych) pracowników. Wystarczy mieć dostęp do Internetu, aby prowadzić rozmowę na żywo, co jest świetną alternatywą dla rozmowy twarzą w twarz.

System komunikacji wewnętrznej musi charakteryzować się dobrymi praktykami dotyczącymi sposobu rozmowy, przekazywania informacji, realizacji celów firmy. Dobra komunikacja wewnętrzna nie może być dziełem przypadku, ponieważ jak już wspomnieliśmy, komunikacja jest jednym z filarów dobrej współpracy, dlatego tak ważne jest dbanie o jej ciągłe doskonalenie i zachęcanie członków zespołu do stałego kontaktu dzięki wykorzystaniu komunikatora zespołowego.

Dlaczego aplikacje do komunikacji wewnętrznej są tak przydatne?

Aplikacje do komunikacji wewnętrznej stają się coraz bardziej popularne, zwłaszcza po wybuchu pandemii i przymusowym przejściu na pracę zdalną. Prawie 80% pracowników korzystało z oprogramowania do współpracy zespołowej w 2021 r., w porównaniu z nieco ponad połową pracowników w 2019 r., zgodnie z Gartner, Inc. „Cyfrowa ankieta dotycząca doświadczenia pracowników„. To wzrost o 44% od początku pandemii.

Jeśli są tak popularne, oznacza to, że mają mnóstwo korzyści. Jakie one są? Dowiedzmy się!

• 1. Usprawniona komunikacja wewnętrzna w firmie
  ‍
  Najlepsze aplikacje do komunikacji wewnętrznej zostały zaprojektowane tak, aby ułatwić komunikację i sprawić, że będzie ona szybka, przejrzysta, czytelna i jak najmniej skomplikowana. Zawsze mamy te narzędzia pod ręką, czy to w telefonie, czy na laptopie, co oznacza, że ​​mamy dostęp nie tylko do wiadomości, ale także do przesyłanych plików, zdjęć i dokumentów.
• 2. Zwiększone zaangażowanie pracowników
  ‍
  Świetna aplikacja do czatu zespołowego powinna być nie tylko wydajna, ale także intuicyjna i angażująca. Główną ideą jest łączenie ludzi bez względu na to, gdzie się znajdują i co robią. Dobre relacje w zespole mają wpływ na budowanie zaangażowania, a w kolejnym kroku na produktywność i efektywność realizowanych projektów.

• 3. Usprawniony przepływ pracyKomunikatory internetowe nie tylko pozytywnie wpływają na przepływ informacji, co jest związane z planowaniem zadań czy spotkaniami, ale także pełnią funkcję managerską. Członkowie zespołu rozliczają się ze swoich zadań, są w stałym kontakcie z managerem i otrzymują informację zwrotną.
• 4. Usprawnione zarządzanie projektamiEfektywne kanały komunikacji są nierozerwalnie związane z dobrym zarządzaniem projektami, ponieważ zespół, który może ze sobą rozmawiać i ma do tego odpowiednie narzędzia, jest lepszy w planowaniu i wykonywaniu zadań. Co więcej, w znacznym stopniu minimalizuje ryzyko błędów i nieporozumień, dzięki czemu ma bezpośredni wpływ na efekt pracy.

• 5. Uporządkowana i zorganizowana komunikacja wewnętrzna w firmieGdy zadania nawarstwiają się i zewsząd słyszysz głosy dotyczące projektu, łatwo się zgubić. Dzięki aplikacji do komunikacji wewnętrznej Twoje rozmowy, pliki, dyskusje i wnioski są uporządkowane i łatwe do znalezienia. Nie będziesz już musiał zapamiętywać szczegółów rozmów ani filtrować e-maili.
• 6. Oszczędność czasuCzy wiesz, że wysyłanie wiadomości w TimeCamp Planner jest trzy razy szybsze niż robienie tego samego w formie e-maila? Czas jest najcenniejszym zasobem, jakim dysponujemy, dlatego tak ważne jest jego efektywne wykorzystanie. Dzięki firmowej aplikacji czatu będziesz mieć więcej czasu na zadania, a twój pracownik od razu dowie się, jakie zadanie go czeka.
• 7. Wzmocnienie relacjiMożliwość czatowania i wysyłania memów lub gifów w czatach grupowych lub bezpośrednio wzmacnia relacje między pracownikami i pozwala nawiązać kontakt na bardziej prywatnym gruncie. Zgrany zespół to skuteczny zespół, nawet jeśli pracuje tylko zdalnie, dlatego warto pozwolić pracownikom na swobodną rozmowę. Ułatwienie sprawnej komunikacji szybko się opłaci.

Która aplikacja do czatu jest najlepsza dla Twojej firmy?

Czy zastanawiałeś się, która aplikacja do współpracy zespołowej jest dla Ciebie najlepsza i jakimi czynnikami należy się kierować przy wyborze aplikacji? Istnieje mnóstwo kategorii, które mają znaczenie, a poniżej przedstawiamy kilka z nich, aby ułatwić Ci wybór.

Sprawdź, czy aplikacja:

• organizuje komunikację. Może to być kanał, przestrzeń, dedykowany hashtag lub coś innego, ale ważne jest, aby zobaczyć kategorie, osoby i wiadomości. Część z nich może zobaczyć cała organizacja, część może być w konkretnych projektach, a część przeznaczona tylko dla osób, z którymi rozmawiasz.
• daje możliwość wzmianki o kimś. To naprawdę ważne, jeśli nasz współpracownik potrzebuje pilnie coś zobaczyć, a ty stawiasz na bezpośrednią wymianę wiedzy.
• oferuje globalne wyszukiwanie. Bez tej funkcji bardzo trudno byłoby znaleźć wiadomość sprzed kilku miesięcy.
• oferuje rozmowy audio i wideo. Jest to naprawdę konieczne, jeśli nie chcesz korzystać z innych narzędzi oraz daje swobodę w planowaniu spotkań. Jeszcze jedna wskazówka – sprawdź, czy istnieje możliwość udostępniania ekranu.
• oferuje integracje z innymi programami. Czasami Twoje projekty są tak złożone, że konieczne jest użycie innych narzędzi do zarządzania zadaniami lub zarządzania projektami. Idealna sytuacja jest wtedy, gdy aplikacja oferuje tego rodzaju narzędzia, ale czasami trzeba je zintegrować.
• oferuje nieograniczoną liczbę użytkowników, nieograniczony czat, historię rozmów i przesyłanie plików. Sprawdź to, zwłaszcza jeśli Twoja firma się rozrasta, a Twoim ostatnim życzeniem jest szukanie nowego narzędzia czatu zespołowego.
• oferuje bezpłatny okres próbny lub bezpłatny plan. Ta opcja jest przeznaczona dla niezdecydowanych osób, które wciąż szukają aplikacji z funkcjami współpracy. To rozwiązanie daje czas na przemyślenie i przetestowanie narzędzia z zespołem.

Jakie są najlepsze aplikacje do komunikacji wewnętrznej?

Wybór najlepszej aplikacji do czatu jest bardzo trudny, zwłaszcza gdy nie wiemy, czego się spodziewać, a wachlarz możliwości jest coraz szerszy. Dlatego stworzyliśmy dla Ciebie listę wybranych narzędzi, które możesz przetestować razem ze swoim zespołem.  W pierwszej kolejności weź pod uwagę ilość zatrudnianych pracowników i cele komunikacji wewnętrznej, warto przeprowadzić audyt komunikacyjny, aby w ostateczności zapewnić jak najlepszą komunikację dwustronną, a oczekiwany rezultat pokrył się z planami.

TimeCamp Planner

Aplikacja do komunikacji wewnętrznej z funkcją zarządzania zadaniami

Główne funkcje

‍TimeCamp Planner oferuje wielofunkcyjne narzędzie czatu do komunikacji jeden na jednego lub w zespołach. Możesz rozmawiać bezpośrednio z członkami swojego zespołu, komunikować się w Space’ach, które są w zasadzie projektami, czatować w zadaniach, które nazwaliśmy kartami, i oczywiście tworzyć rozmowy grupowe. TimeCamp Planner umożliwia udostępnianie plików i szybkie wspominanie konkretnej osoby, całego zespołu lub tylko aktywnych użytkowników.

TimeCamp Planner może być używany nie tylko do komunikacji wewnętrznej, ale także zewnętrznej, dzięki funkcji gościa. Możesz zaprosić swoich klientów, partnerów biznesowych lub konsultantów do rozmowy o projektach i postępach.

‍Dla kogo

‍TimeCamp Planner dedykowany jest zespołom różnej wielkości, zwłaszcza małym i średnim, freelancerom oraz grupom z różnych branż.

Cennik

‍TimeCamp Planner oferuje plan bezpłatny i pro. Darmowa wersja jest przeznaczona dla maksymalnie 5 użytkowników i oferuje 10 GB miejsca na pliki (5 MB na plik) oraz nieograniczoną liczbę rozmów i historii. Plan Pro jest dostępny za $2.99 za użytkownika miesięcznie (w rozliczeniu rocznym) lub $3.99 za użytkownika miesięcznie w rozliczeniu miesięcznym. TimeCamp Planner daje możliwość sprawdzenia wszystkich funkcji Pro dzięki 14-dniowej wersji próbnej.

Slack

Aplikacja do komunikacji zespołowej stworzona z myślą o pracownikach

Główne funkcje

‍Slack to narzędzie do komunikacji zespołowej stworzone głównie do rozmów. Pozwala tworzyć kanały, w których użytkownicy mogą czatować, dodawać pliki i osoby. Slack umożliwia organizowanie pracy i dzięki temu zwiększa produktywność.

Slack doskonale sprawdza się w skomplikowanej i wielopoziomowej komunikacji, dzięki połączeniom głosowym i wideo, daje możliwość porozmawiania ze wszystkimi pracownikami i nie pozwala przegapić żadnej wiadomości.

‍Dla kogo

‍Slack jest raczej dla dużych zespołów, ze względu na nieograniczoną historię wiadomości i duże miejsce na pliki, ale i małe firmy również się w nim odnajdą.

‍Cennik

‍Slack oferuje cztery plany cenowe. Bezpłatny plan jest przeznaczony dla małych zespołów, Pro Plan (6,67 USD/miesiąc) ma na celu wzmocnienie małych firm, Business+ (12,50 USD/miesiąc) jest przeznaczony dla większych firm o większych wymaganiach, a Enterprise Grid (skontaktuj się z działem sprzedaży) jest dla wymagających przedsiębiorstw.

Chanty

Narzędzie do komunikacji wewnętrznej i współpracy

Główne funkcje

‍Chanty to aplikacja do komunikacji z nieograniczoną liczbą publicznych i prywatnych rozmów, indywidualnymi rozmowami wideo i wiadomościami głosowymi. Umożliwia tworzenie wielowątkowych rozmów z gośćmi, udostępnianie ekranu, grupowe rozmowy audio, wideo i wiele więcej.

Chanty umożliwia wspominanie osób na czacie, jeśli korzystasz z rozmów grupowych lub rozmawiasz o projektach z większą liczbą osób. Chanty doskonale łączy funkcje współpracy z komunikacją zespołową, ponieważ jego celem jest integrowanie pracowników.

‍Dla kogo

‍Chanty ma na celu zwiększenie współpracy w zespołach wszystkich segmentów biznesowych.

‍Cennik

‍Chanty oferuje dwa plany: bezpłatny dla zespołów do 10 członków i biznesowy (3 USD za użytkownika miesięcznie), który zapewnia dodatkowe funkcje i nieograniczoną liczbę członków.

Discord

Zorganizowana komunikacja wewnętrzna w miejscu pracy dzięki jednemu narzędziu

Główne funkcje

‍Discord to oprogramowanie, które istnieje na rynku od 2015 roku i kojarzy się głównie z rozmową podczas grania w gry. Reklamuje się jako miejsce spotkań grup przyjaciół, grup szkolnych lub globalnych społeczności.

Discord umożliwia tworzenie różnych kanałów, w których można czatować, rozmawiać audio lub wideo, daje możliwość udostępniania plików i usprawnia przepływ informacji.

‍Dla kogo

‍Oprogramowanie stworzone z myślą o tych, którzy chcą utrzymać zorganizowaną społeczność w celu wymiany doświadczeń i wiedzy na określony temat.

‍Cennik

‍Discord może być używany w abonamencie freemium, w Nitro Classic (4,99 USD miesięcznie) lub w Nitro Plan (9,99 USD miesięcznie) z zaawansowanymi funkcjami i przechowywaniem plików.

Workplace od Meta

Narzędzie do komunikacji wewnętrznej dla entuzjastów Facebooka

Główne funkcje

‍Workplace od Meta to nic innego jak Facebook przeznaczony dla firm i pracowników. Funkcje oferowane przez Facebook Workplace obejmują czat grupowy; wyszukiwarkę profili; narzędzie czatu; tablicę informacyjną; automatyczne tłumaczenie; wideokonferencje; boty, które mogą np. przypominać pracownikom o wypełnieniu ankiety lub, w przypadku wystarczającej ilości pod względem aktywności, przesyłać gratulacje w dowolnej wybranej przez Ciebie formie; formatowanie tekstu i dodawanie załączników.

‍Dla kogo

‍Dla firm każdej wielkości

‍Cennik

‍Ta aplikacja do czatu oferuje podstawowy plan (4 USD na osobę miesięcznie) — wszystko, czego potrzebujesz, aby połączyć swoją firmę, z funkcjami takimi jak grupy, wpisy, wideo na żywo i nie tylko.

Chatwork

Komunikacja wewnętrzna dla globalnych zespołów

Główne funkcje

Chatwork to kompleksowy czat grupowy z funkcją zarządzania zadaniami. Zapewnia bezpieczne przesyłanie wiadomości, przesyłanie danych i dostęp do rozmów wideo. To oprogramowanie do komunikacji zespołowej ma nieograniczoną liczbę czatów, przeszukiwalną historię wiadomości, zarządzanie użytkownikami i zarządzanie plikami.

Chatwork to typowa aplikacja do czatu biznesowego, która zyskuje miano coraz popularniejszego narzędzia do współpracy zespołowej. Pozwala łatwo zastąpić e-maile i zmniejszyć frustrację współpracowników.

Dla kogo

Zaprojektowane dla małych i średnich przedsiębiorstw

Cennik

Chatwork oferuje dwa plany: bezpłatny dla maksymalnie 100 użytkowników i biznesowy (5 USD za użytkownika miesięcznie z roczną subskrypcją) dla organizacji.

Ryver

Komunikacja wewnętrzna i zarządzanie projektami w jednym miejscu

Główne funkcje

‍Ryver oferuje podobne funkcje do powyższych aplikacji, ale ogromną zaletą jest dodatkowa funkcja zarządzania zadaniami. Poza tym ta aplikacja do czatu zespołowego oferuje nieograniczone czaty i udostępnianie plików, wyszukiwanie rozmów oraz połączenia głosowe i wideo (wersja beta).

Ryver umożliwia komunikację grupową z kimkolwiek w organizacji, w dowolnym momencie, z wyraźnym dźwiękiem i obrazem, a dzięki dostępowi na każdym urządzeniu (włączając urządzenia mobilne) daje możliwość rozmowy z dowolnego miejsca na świecie.

‍Dla kogo

‍Zespoły zdalne, które szukają lepszego sposobu organizowania współpracy i zarządzania nią niż zwykłe korzystanie z poczty e-mail.

‍Cennik

‍Ryver oferuje cztery plany: Starter (69 USD/ miesiąc) dla maksymalnie 12 użytkowników, Standard (129 USD/ miesiąc) dla maksymalnie 30 użytkowników, Medium Pack (4,67 USD/ użytkownik) dla ponad 30 użytkowników, Enterprise (skontaktuj się z Ryver).

Rocket.chat

W pełni konfigurowalna platforma komunikacyjna typu open source

Główne funkcje

‍Rocket.chat to jedno z najciekawszych narzędzi do czatu zespołowego, zapewniająca efektywną komunikację wewnętrzną. Intuicyjny interfejs użytkownika jest naprawdę łatwy i w 100% konfigurowalny. Rocket.chat umożliwia grupowe i bezpośrednie rozmowy, budowanie relacji i tworzenie integracji, które pozwalają na prowadzenie audio i wideokonferencji oraz łączenie się z narzędziami do zarządzania projektami lub Google Workspace.

Ta aplikacja do czatu zespołowego jest całkowicie bezpieczna dzięki wielu certyfikatom i pod pełną kontrolą właściciela.

‍Dla kogo

‍Firmy działające w ściśle regulowanych branżach i zajmujące się wrażliwymi informacjami o klientach lub innych firmach.

‍Ceny

Rocket.chat oferuje trzy plany, ale na dwa różne sposoby:
Self-Managed:
– Community (darmowy plan),
– Pro (3 EUR/użytkownika/miesiąc) dla minimum 10 osób,
– Enterprise (skontaktuj się z ) dla minimum 10 osób.

SaaS:
– Bronze (2 EUR/użytkownik/miesiąc) dla minimum 10 osób,
Silver (4 EUR/użytkownik/miesiąc) dla minimum 10 osób,
Gold (skontaktuj się z Rocket,chat) dla minimum 10 osób.

Microsoft Teams

Zaawansowana aplikacja do komunikacji wewnętrznej dla dużych zespołów

Główne funkcje

‍Jedno z najbardziej rozbudowanych narzędzi do współpracy zespołowej, związane głównie z grupowym czatem wideo z udostępnianiem ekranu i zespołowymi rozmowami dźwiękowymi oraz oferowaniem planów dla zespołów zdalnych na uniwersytetach i w szkołach.

Narzędzie oferuje podstawowe funkcje, takie jak czatowanie bezpośrednio lub w grupach, tworzenie kanałów i podkanałów, przesyłanie i przechowywanie plików, jednak interfejs użytkownika jest nieco skomplikowany, więc nauczenie się, jak z niego korzystać, zajmuje trochę czasu. Dzięki aplikacjom innych firm możemy połączyć Microsoft Teams z innymi narzędziami i zwiększyć naszą produktywność.

‍Dla kogo

‍Aplikacja jest dla zespołów z różnych branż i o różnych rozmiarach, szczególnie dla tych o dużych wymaganiach.

‍Cennik

‍Narzędzie jest dostępne w ramach subskrypcji Microsoft Office 365. Oferuje cztery plany: Microsoft Teams (bezpłatny), Microsoft Teams Essentials (4,00 USD za użytkownika/miesiąc), Microsoft 365 Business Basic (6,00 USD za użytkownika/miesiąc), Microsoft 365 Business Standard (12,50 USD za użytkownika/miesiąc).