Narzędzia do pracy zdalnej dla twojego zespołu

Czy jesteś cyfrowym nomadem, który ceni sobie swobodę pracy i spełnia marzenia o podróżach? Czy elastyczność jest dla Ciebie kluczowym czynnikiem przy wyborze pracy? A może Twoja wymarzona posada znajduje się w innym mieście, a dojazdy byłyby zbyt czasochłonne i kosztowne? A może po prostu masz już dość ludzi i masz ochotę zaszyć się w domu i pracować w piżamie na swojej ulubionej kanapie? Jeśli tak, prawdopodobnie jesteś już pracownikiem zdalnym lub planujesz zmiany w niedalekiej przyszłości. Przydadzą Ci się zatem narzędzia do pracy zdalnej – jakie? Czytaj dalej!

Automatyzacja działań w przypadku pracy zdalnej

Popularność pracy zdalnej rośnie już od kilku lat i trend ten będzie coraz bardziej widoczny w przyszłości. Możliwość pracy z domu, coraz częściej spotykana w ofertach pracy, staje się powoli standardem. Nauczone doświadczeniem pandemii firmy decydują się na umożliwienie pracownikom pracy w domu, a co za tym idzie, potrzebują niezawodnych narzędzi do pracy zdalnej.

Taki model pracy jest bez wątpienia bardzo wygodny dla wielu osób, choć ma też swoje wady, takie jak trudności z zarządzaniem własnym czasem pracy, czy też ograniczony bezpośredni kontakt ze współpracownikami. Nie demonizujmy jednak, a raczej uwierzmy we własne umiejętności i pomoc narzędzi, które zapewnią sprawną komunikację w zespole rozproszonym oraz organizowanie spotkań online, pomogą w zdalnym zarządzaniu projektami oraz umożliwią szybkie współdzielenie plików.

Jeśli szukacie alternatyw dla aplikacji takich, jak Slack, Microsoft Teams, składniki pakietu Microsoft Office, Trello, czy Teamviewer, świetnie trafiliście – tym artykule pokażemy wam inne, świetne rozwiązania, które warto wprowadzić w Twojej firmie.

Sprawdź alternatywy dla najpopularniejszych narzędzi wymienionych powyżej i przekonaj się, że dzięki nim stworzysz wygodną przestrzeń roboczą dla swojego zespołu.

Najlepsze narzędzia do pracy zdalnej

Z tymi programami do pracy zdalnej zamienisz swój dom w wygodne biuro.

TimeCamp Planner

Zdalne zarządzanie projektami i sprawna komunikacja z dowolnego urządzenia

TimeCamp Planner to platforma do zarządzania zadaniami i projektami oraz komunikacji, które zapewnia podstawowe funkcje niezbędne do efektywnej współpracy z zespołem lub klientami, a jednocześnie jest przyjazne dla użytkownika i intuicyjne.

Usprawnienie zarządzania projektami w zespole rozproszonym

W ramach jednego Workspace’a możesz utworzyć nieograniczoną liczbę Space’ów dla każdego projektu lub zespołu, według własnego uznania.

Każdy Space ma własną tablicę do planowania i zarządzania zadaniami zespołu, kalendarz i oś czasu do ustalania terminów i monitorowania postępów. Dzięki temu każdy może być na bieżąco i mieć świadomość, nad jakimi zadaniami powinien pracować oraz posiadać informacje, jakimi zadaniami zajmują się inni członkowie zespołu. TimeCamp Planner to połączenie wielu rozwiązań w jednym.

Swobodny przepływ informacji

TimeCamp Planner to coś więcej niż zwykły komunikator – to połączenie Slacka i Trello w jednym. To intuicyjne narzędzie umożliwia burzę mózgów i wymianę informacji ze wszystkimi członkami Space’a, lub rozmowę z kolegami na czatach prywatnych i grupowych.

Możesz również używać funkcjonalności video rozmów, aby podczas pracy w trybie home office jeszcze szybciej rozwiązać wyzwania, jakie stoją przed wami.

Dzięki połączeniu dwóch najważniejszych funkcji potrzebnych do współpracy – komunikacji i koordynacji zadań, nie musisz już przełączać się między różnymi narzędziami. TimeCamp Planner może być również z powodzeniem wykorzystywany do współpracy z klientami, którzy mogą być zapraszani do Space’ów jako goście i być na bieżąco z postępami w danym projekcie.

Rozmowy online i listy zadań zawsze pod ręką

TimeCamp Planner posiada kilka wersji aplikacji, przez co mamy zdalny dostęp do wszystkich zadań oraz możliwość kontaktu z zespołem gdziekolwiek jesteśmy za pomocą wielu urządzeń: komputerów z systemami Windows lub MacOS, oraz na telefonach komórkowych z systemami iOS lub Android.

Podsumowując, program ten oferuje nam funkcjonalności czterech innych aplikacji:

chat,
zarządzanie zadaniami,
kalendarz,
wymianę i przechowywanie plików

TimeCamp Planner to odpowiedź dla poszukujących programów do pracy zespołowej, którego funkcjonalności pozwolą ograniczyć narzędzia wykorzystywanie w Twojej firmie. Możemy śmiało powiedzieć o nim, że to program do pracy zdalnej albo alternatywa dla Microsoft Teams.

Dostępny w wersji web, jako aplikacja desktopowa oraz aplikacja na urządzenia mobilne.

Planner dostępny jest za w wersji darmowej dla zespołów do 5 użytkowników. Plan płatny kosztuje $2.99 za użytkownika miesięcznie w rozliczeniu rocznym i $3.99 w rozliczeniu miesięcznym.

TimeCamp

Mierzenie i ewidencja czasu pracy zdalnej

TimeCamp to oprogramowanie do monitorowania czasu pracy, które pozwala efektywniej realizować zadania podczas home office. Dzięki TimeCamp możesz śledzić swoje aktywności i sprawdzać, ile czasu poświęcasz na każdą z nich. Szczegółowe opcje raportowania pozwolą ci przeanalizować wyniki i poszukać obszarów, w których należałoby poprawić swoją wydajność. Możesz też zidentyfikować zadania, które pochłaniają zbyt wiele czasu kosztem innych, często ważniejszych.

Aplikacja nie tylko pozwala na monitorowanie pracowników, ale pozwala nam zliczać czas do konkretnych zadań i projektów, przez co otrzymujemy dostęp do kompletu danych o produktywności pracowników firmy oraz rentowności projektów. Program oferuje możliwość generowania miesięcznych list obecności.

Wypróbuj TimeCamp, aby:

automatycznie mierzyć czas do projektów,
generować raporty czasu pracy,
łatwo oszacować wydatki i zaplanować budżet dla projektów,
prowadzić ewidencję czasu pracy online,
fakturować klientów na podstawie czasu zarejestrowanego dla danego projektu lub zadania,
uzupełniać timesheety kilkoma kliknięciami i wysyłać je do zatwierdzenia przełożonym,
mierzyć czas dla ponad 70 różnych aplikacji (w tym 30+ bezpośrednio),
przypisywać indywidualne stawki godzinowe różnym projektom.

TimeCamp ostępny jako wersja web, aplikacja desktopowa, aplikacja mobilna, timer w przeglądarce oraz czytnik obecności.

TimeCamp dostępny jest za darmo, w opcji z nielimitowanymi projektami i nielimitowanej liczby użytkowników. Plany płatne zaczynają się od 9.99 zł za jednego użytkownika miesięcznie.

Narzędzia Google – Google Workspace

Narzędzia Google to odpowiednie narzędzia umożliwiające bezpieczne przechowywanie plików twojej firmy i współpracę nad nimi w czasie rzeczywistym. Jest idealnym rozwiązaniem uspranwiającym pracę zespołową, przez co praca zdalna staje się znacznie sprawniejsza.

Aby uzyskać dostęp do składników pakietu GSuite, wystarczy zalogować się za pomocą konta Gmail, zarówno z poziomu przeglądarki, jak i z narzędzi w formie aplikacji.

Google Drive

Przesyłaj dowolne pliki, by stworzyć bazę dokumentów dla całego zespołu. Google Drive zaprosić kogoś do współpracy nad dokumentem, co jest znacznie lepszym rozwiązaniem niż wysłanie załącznika, ponieważ gwarantuje, że każdy ma najnowszą i najbardziej aktualną wersję pliku.

Dokumenty Google

Google Docs to alternatywa dla Microsoft Word. Wszyscy współpracownicy mogą wnosić wkład w dokumenty – modyfikować zawartość lub dodawać komentarze i sugestie – a właściciel zostanie natychmiast powiadomiony. arkusze Google współdzielone arkusze kalkulacyjne czy też Google Slides kreator pokazu slajdów.

Google Calendar

Oprócz zarządzania projektami, ważne jest w pracy zdalnej wyposażyć się w narzędzia przydatne do organizacji pracy zespołu. Google Calendar to aplikacja pozwalająca planować spotkania – jest świetnym rozwiązaniem zarówno do umawiania spotkań 1-1, czy też w szerszym gronie, np. podczas pracy nad konkretnym projektem.

Integracja z TimeCamp umożliwia przeniesienie danych dot. nieobecności (np. urlopów czy zwolnień lekarskich) do kalendarza, dzięki czemu wszyscy są na bieżaco z dostępnością członków zespołu.

Google, prócz przechowywania plików i edycji różnego rodzaju dokumentów, oferuje również pakiet narzędzi umożliwiających sprawną pracę zdalną, Google Workspace. Usługa ta jest zintegrowana z Google Drive czy Google Docs, więc masz możliwość udostępnienia i współpracy nad dokumentami w obrębie całego zespołu.

Google Meet

Niektóre przedsiębiorstwa postanowiły całkowicie przejść na spotkania online, nawet jeśli niektórzy członkowie zespołu pracują na miejscu, aby dać wszystkim taką samą perspektywę i równe szanse. To narzędzie do wideokonferencji Google, dostępne jako część pakietu Google Workspace, alternatywy dla Microsoft Office 365. Dzięki aplikacji możesz nawiązać połączenie głosowe lub spróbować rozmów wideo ze swoim zespołem z dowolnego miejsca na całym świecie.

Z aplikacji można również łatwo korzystać w drodze, a w niektórych planach subskrypcyjnych spotkania automatycznie zawierają własne numery telefoniczne, dzięki czemu użytkownicy mogą szybko się wybierać, nawet jeśli nie ma połączenia z Internetem. W trakcie rozmowy masz również możliwość udostępniania ekranu.

Ponieważ jest zintegrowany z Google Workspace, możesz dołączać do spotkań bezpośrednio z wydarzenia w kalendarzu lub zaproszenia e-mail. Dzięki temu masz pewność, że nie przegapisz żadnego ważnego spotkania lub wydarzenia w firmie. Meets wspiera również pracę zdalną poprzez możliwość dodawania osób spoza zespołu (np. klientów) oraz współpracę ze współdzielonym pulpitem.

Gmail

Powszechnie znany i lubiany klient poczty elektronicznej, zintegrowany z innymi usługami Google Workspace.

Wszystkie składniki pakietu GSuite dostępne są jako aplikacja mobilna.

Dropbox

Innym podobnym narzędziem jest Dropbox, udostępnianie plików w formie aplikacji, łatwej w użyciu i wydajnej. Zapewnia miejsce do przechowywania i ułatwia udostępnianie swoich plików i współpracę nad nimi, działając jako przestrzeń robocza dla treści i prac projektowych. Zarówno Dysk Google, jak i Dropbox oferują jedne z najlepszych funkcji przechowywania w chmurze dostępnych na rynku.

Oprócz wersji web, warto jest również ściągnąć aplikację mobilną, by mieć wszystkie pliki pod ręką, niezależnie od czasu i miejsca.

Miro

Miro to platforma do tworzenia tablic, na których Ty i Twój zespół możecie współpracować nad różnego rodzaju diagramami i schematami, dyskutować i dzielić się pracą za pomocą prostych narzędzi. Jest to idealna aplikacja usprawniająca pracę zdalną, służąca do burzy mózgów, dająca wszystkim możliwość wnoszenia wkładu, komentowania, dzielenia się pomysłami i omawiania ich z resztą użytkowników za pomocą czatu. Po zakończeniu projekt można wyeksportować, udostępnić lub zaprezentować, przenosząc go do innej ramki.

To także świetna platforma do warsztatów, zapewniająca dużo miejsca na kreatywne burze mózgów. Uczestnicy warsztatów mogą tworzyć mapy myśli, które stanowią doskonałe rozwiązanie na uporządkowanie myśli i wyzwolenie kreatywności. To również idealna przestrzeń dla członków zespołu projektowego, gdzie każdy może wnosić wkład i wprowadzać zmiany, które są zapisywane w czasie rzeczywistym. Dobra stara technika robienia zdjęcia tablicy i wysyłania jej e-mailem do wszystkich może spokojnie odejść w zapomnienie! 😊

Inną techniką burzy mózgów przydatną dla zespołów projektowych, którą możesz wypróbować za pomocą Miro, jest tworzenie diagramu pokrewieństwa, w którym najpierw jasno określasz problem do rozwiązania u góry, a następnie organizujesz burzę mózgów w poszukiwaniu pomysłów na rozwiązanie go za pomocą karteczek samoprzylepnych. Następnie porządkujesz je według wspólnych tematów i analizujesz pod kątem zestawu priorytetów. Te i wiele innych technik można zastosować przy pomocy Miro.

Evernote

Evernote to aplikacja do notowania, która pomoże Ci w łatwy sposób uporządkować wszystko za pomocą notatek, list i przypomnień. Dzięki Evernote możesz tworzyć notatki, które będą automatycznie zapisywane online i dostępne na wszystkich urządzeniach, na których korzystasz z aplikacji. Możesz dodawać zdjęcia, tworzyć checklisty i nagrywać dźwięk, aby uchwycić wszystko, do czego chcesz wrócić później.

Możesz zorganizować wszystko w notatnikach, aby wprowadzić większy porządek. Notatki można oznaczać słowami kluczowymi i sortować według kategorii, co ułatwia znalezienie tego, czego szukasz w dowolnym momencie. Oprócz słów kluczowych możesz także wyszukiwać według tytułów, dat, typów treści, co zapewnia dostęp do wszystkich przechowywanych dokumentów, gdy ich potrzebujesz.

Funkcja webclipper pozwoli Ci zapisać przydatne informacje, które napotkałeś w Internecie, w celu ułatwienia wyszukiwania informacji, a funkcja tworzenia Space’ów umożliwi Ci współpracę z zespołem w kontekście zbierania pomysłów i inspiracji. Dzięki Evernote możesz pożegnać się ze wszystkimi papierowymi notatnikami. Przyznaj – nawet nie pamiętasz, gdzie je zostawiłeś, prawda?

Narzędzia zwiększające wydajność

Podczas pracy zdalnej często trzeba dołożyć szczególnych starań, aby pozostać produktywnym, ponieważ możemy być narażeni na więcej rozpraszaczy, niż w środowisku biurowym. W dzisiejszych czasach nie jest trudno znaleźć aplikacje, które pomogą Ci poprawić produktywność, do tego stopnia, że trudno jest zdecydować, które z nich wybrać. Możesz wypróbować różne techniki produktywności i narzędzia, które ułatwią ich wdrożenie, i znaleźć te, które najlepiej Ci odpowiadają. Ale bądźmy szczerzy, największymi rozpraszaczami, z którymi masz do czynienia, są prawdopodobnie serwisy społecznościowe i komunikatory, od których wszyscy jesteśmy uzależnieni.

Dlatego dobrze jest znaleźć aplikacje blokujące rozpraszanie uwagi, z których można skorzystać w celu zwiększenia wydajności. Jeśli jesteś użytkownikiem komputera Mac, możesz wypróbować Hyperfocus, który pozwala wybrać aplikacje, z których powiadomienia chcesz blokować i ustawić czas, przez który chcesz się skupić. Jeśli chcesz zablokować dostęp do serwisów społecznościowych, możesz użyć innego narzędzia dostępnego dla systemów Windows, Mac i Android – FocusMe, ale równie dobrze możesz użyć dodatku do swojej ulubionej przeglądarki, który zablokuje rozpraszacze. Nie zapomnij dodać tego typu aplikacje do swojej listy narzędzi do pracy zdalnej, a zobaczysz różnicę w wydajności.

Calendesk

Calendesk to aplikacja, która pomaga zaplanować spotkania bez konieczności wysyłania wielu e-maili i zmagania się ze znalezieniem daty i godziny pasującej wszystkim uczestnikom. Za pomocą Calendesk możesz ustawić swoje preferencje dotyczące terminów spotkań i udostępnić link, aby inni mogli o nich wiedzieć. Możesz także osadzić Calendesk na swojej stronie, jeśli chcesz, aby klienci sami mogli umawiać się z Tobą na spotkania. Po wybraniu godziny wydarzenie jest automatycznie dodawane do Twoich kalendarzy.

Jest to niezwykle przydatna aplikacja, szczególnie dla tych, którzy uczestniczą w wielu spotkaniach i nie chcą tracić czasu na planowanie ich i przerzucanie się możliwymi terminami. Program umożliwia tworzenie formularzy, których musi zostać uzupełniony przez osobę chcącą umówić spotkanie, co pozwala nam otrzymać dostęp do najważniejszych informacji przed spotkaniem. Calendesk sprawia, że jest to znacznie łatwiejsze i przede wszystkim pomaga skupić się na pracy.

Krisp

Praca zdalna nieraz wymaga omówienia ważnych tematów z zespołem, a jak zapewne wiesz, najlepiej jest rozmawiać z resztą osób widząc je i słysząc. Niestety nierzadko w spotkaniach przeszkadzają nam odgłosu w tle dobiegające z różnych zakątków domów uczestników spotkania. Na szczęście jest narzędzie Krisp, którego funkcjonalności dają nam możliwość wyciszenia odgłosów w tle podczas video rozmów. To narzędzie, które na pewno przypadnie do gustu rodzicom lub osobom z głośnymi sąsiadami, lub współlokatorami.

Podsumowanie

Praca w domu nie jest już tak dużym wyzwaniem, jak jeszcze kilka lat temu. Sprawna organizacja czasu pracy zdalnej sprzyja produktywności i w łatwy sposób umożliwia rozdzielenie obowiązków służbowych od życia prywatnego.

Odpowiednie narzędzia do pracy zdalnej usprawniają organizację zadań i umożliwiają połączenia głosowe oraz wideo z innymi osobami, w dowolnej chwili. Ponadto, dysk online, do którego dostęp mają wszyscy członkowie zespołu, daje możliwość wysyłania i współpracy nad dokumentami, bez konieczności wymieniania niekończących się łańcuszków emaili. Co ważne, oferowanie przez firmy pracy zdalnej znacznie poszerza ich możliwości rynkowe, więc warto pokusić się o wprowadzeniu pracy z domu, by dotrzeć do szerszego grona potencjalnych pracowników

Calendly

Calendly to aplikacja, która pomaga zaplanować spotkania bez konieczności wysyłania wielu e-maili i zmagania się ze znalezieniem daty i godziny pasującej wszystkim uczestnikom. Za pomocą Calendly możesz ustawić swoje preferencje dotyczące terminów spotkań i udostępnić link, aby inni mogli o nich wiedzieć. Możesz także osadzić Calendly na swojej stronie, jeśli chcesz, aby klienci sami mogli umawiać się z Tobą na spotkania. Po wybraniu godziny wydarzenie jest automatycznie dodawane do Twoich kalendarzy.

Jest to niezwykle przydatna aplikacja, szczególnie dla tych, którzy uczestniczą w wielu spotkaniach i nie chcą tracić czasu na planowanie ich i przerzucanie się możliwymi terminami. Program umożliwia tworzenie formularzy, których musi zostać uzupełniony przez osobę chcącą umówić spotkanie, co pozwala nam otrzymać dostęp do najważniejszych informacji przed spotkaniem. Calendly sprawia, że jest to znacznie łatwiejsze i przede wszystkim pomaga skupić się na pracy.

Krisp

Podsumowanie

Praca zdalna to bardzo duże wyzwanie, szczególnie jeżeli chcemy zachować produktywność pracowników, która była obecna podczas pracy z biura, więc narzędzia do pracy zespołowej na pewno pomogą wam podczas home office. Czy zdecydowałeś się wykorzystać, któreś narzędzie z artykułu? A może masz już jakieś narzędzia do pracy zdalnej, które szczególnie Ci się podobają, podziel się nimi z nami.